Version du 27 février 2014

Autorisation d’études hors établissement
dans le cadre de l’entente interuniversitaire

Aide pour l’étudiant

Table des matières

1. Informations générales

2. Formulation d’une demande d’autorisation

3. Formulation d’une demande d’ajout de cours à une demande initiale

4. Retrait de candidature ou formulation d’une demande d’annulation de cours

5. Suivi du traitement des demandes

1. Informations générales

1.1 Qui peut faire une demande d’autorisation ?

Vous pouvez soumettre une demande d’autorisation si vous êtes un étudiant(1) régulier inscrit, à temps plein ou à temps partiel, dans l’un des établissements universitaires du Québec. Vous ne pouvez donc pas formuler une demande si vous fréquentez un établissement universitaire à titre d’étudiant libre ou d’auditeur.

1.2 Règlements d’établissement à titre d’université d’accueil

Avant de formuler votre demande, vous devez prendre connaissance des Règlements d’établissement à titre d’université d’accueil. Pour chaque établissement, vous y trouverez notamment des informations relatives à l’admissibilité générale, aux dates limites d’inscription et au nombre de crédits autorisés par trimestre ou année. De plus, pour obtenir des informations précises quant aux dates d’inscription dans chacun des établissements, vous pouvez consulter le Tableau de bord sur les calendriers universitaires qui donne un accès direct aux informations disponibles sur les sites Web des établissements.

Par ailleurs, il est important de noter que les établissements d'accueil donnent la priorité à leurs propres étudiants lors de l'inscription. Par conséquent, l'accès aux cours dans le cadre des autorisations d'études hors établissement est limité au nombre de places pouvant être disponibles.

1.3 Information sur l’offre de cours

Le Tableau de bord sur l’offre de cours vous facilite la consultation des informations relatives aux cours. En vous donnant un accès direct aux informations disponibles sur les sites Web des établissements, le tableau de bord offre la possibilité de repérer plus facilement le titre, le code, le nombre de crédits, l’horaire et, s’il y a lieu, le groupe de chacun des cours.

1.4 Information sur les descriptions de cours

Le Tableau de bord sur les descriptions de cours vous offre la possibilité de repérer sur les sites Web des établissements les informations relatives aux descriptions de cours. Veuillez noter que selon votre choix d’établissement d’accueil, vous devrez indiquer dans le formulaire, pour chaque cours faisant l’objet d’une demande, l’adresse URL permettant d’obtenir la description du cours. Il est important que le responsable de programme à l’attache puisse accéder à la description du cours par voie électronique pour être en mesure de rendre sa décision.

1.5 Sécurité et accès au système

Vos transmissions sont cryptées afin d’assurer la sécurité des informations que vous échangez avec les universités.

L’accès au système est contrôlé par un code d’utilisateur (adresse de courrier électronique) et un mot de passe. Si vous entrez dans le système pour la première fois, on vous demandera de choisir un mot de passe ainsi qu’une question et sa réponse qui pourront servir, le cas échéant, à retrouver les clefs d’accès à votre dossier.

Si vous avez oublié votre mot de passe ou si vous voulez changer votre mot de passe ou votre adresse de courrier électronique, il suffit de cliquer sur les fonctionnalités prévues à cet effet dans le système. Si vous avez oublié votre mot de passe, il faut répondre à la question saisie lors de votre première utilisation du système. Dans le cas où vous avez oublié la réponse à votre question, vous devez communiquer avec le Bureau du registraire de votre établissement d’attache. Ce dernier, à l’aide de votre matricule ou code permanent, sera en mesure de retrouver l’information.

Par ailleurs, si vous accédez à un service Internet après que votre demande ait été saisie par le Bureau du registraire et que vous souhaitez suivre son traitement par le biais du système, vous devez demander au registraire à l’établissement d’attache de procéder à la saisie de vos codes d’accès. Ultérieurement, ces mêmes codes pourront vous servir à formuler toutes autres demandes dans le système.

Veuillez noter que, si vous demeurez inactif dans le système pour une période de plus de 15 minutes, vous serez automatiquement redirigé vers la page de sortie du système.

1.6 Boutons de navigation

Dans la partie supérieure gauche de chaque écran, le bouton marqué d’une maison permet en tout temps de revenir à la page d’accueil ou au menu principal des étudiants.

Le bouton « Quitter » apparaissant dans la partie supérieure droite de chaque écran permet en tout temps de quitter le système de façon sécuritaire. Si vous cliquez sur ce bouton sans avoir confirmé l'ensemble de vos données, l'information que vous aurez saisie sera conservée dans le système pour une période de 72 heures, après quoi elle sera détruite.

Le bouton « Français » ou « English » apparaissant également dans la partie supérieure droite de l'écran permet de choisir la langue d'affichage des écrans. Ce bouton n'est accessible que dans la page d'accueil du système et dans la page du menu principal des étudiants. Ce n'est donc que dans ces pages que vous pouvez modifier la langue d'affichage pour tous les écrans du système. Veuillez noter que la langue choisie pour les écrans détermine également celle des courriers électroniques qui vous seront transmis.

1.7 Impressions des écrans

Si vous voulez conserver une copie sur support papier de votre demande d’autorisation, vous pouvez imprimer chacun des écrans du formulaire en utilisant la fonction « imprimer » de votre fureteur. Vous pouvez également imprimer tout autre écran du système en procédant de la même façon.

1.8 Ce qu’il faut avoir en main avant de commencer à remplir le formulaire de demande d’autorisation

Vous devrez indiquer le matricule ou le code permanent que votre établissement d'attache vous a attribué.

Si vous possédez un code permanent du ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) ou du ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche, de la Science et de la Technologie (MESRST), vous devrez également l’indiquer. Nous vous rappelons que tous les étudiants qui ont suivi des cours de niveau collégial ou universitaire au Québec possèdent un code permanent du MELS ou MESRST.

Si vous avez déjà fréquenté l’établissement d’accueil où vous comptez déposer une demande, vous devrez indiquer le matricule à l'attache qu’on vous avait alors attribué.

2. Formulation d’une demande d’autorisation

Le nouvel utilisateur du système doit en premier lieu saisir ses codes d’identification. Ainsi, après avoir indiqué votre adresse de courrier électronique (code d’utilisateur), vous devez choisir un mot de passe qui vous permettra par la suite d’accéder à votre dossier. Votre adresse de courrier électronique et votre mot de passe sont des codes d'identification unique destinés à un seul usager. Vous devez donc être la seule personne à les utiliser pour accéder au système.

Votre mot de passe doit être composé d’un minimum de six caractères et d’un maximum de 25 caractères comprenant au moins une lettre et au moins un chiffre. Vous devez également choisir une question et sa réponse qui pourront servir à retrouver les clefs d’accès à votre dossier. N’oubliez pas de mémoriser votre mot de passe ainsi que la réponse à votre question.

Après avoir confirmé vos codes d’identification, vous accédez à un écran où vous devez identifier votre établissement d'attache et le matricule ou le code permanent que cet établissement vous a attribué. Il est important de ne pas confondre cette information avec le code permanent du MELS ou MESRST.

Dès que vous confirmez l’établissement et le matricule à l'attache, apparaît à l’écran le formulaire à remplir. Les directives et précisions pour le remplir sont présentées au point 2.3 de la présente aide en ligne.

Pour accéder à la page d’accueil du système destinée spécifiquement aux étudiants, vous devez entrer votre adresse de courrier électronique et votre mot de passe. Les fonctions prévues dans cette page sont les suivantes :

- Nouvelle demande d’autorisation;
- Ajout de cours à une demande initiale;
- Retrait de candidature ou demande d’annulation de cours;
- Suivi du traitement des demandes.

Outre les fonctions du système, la page d’accueil donne accès aux tableaux de bord sur l’offre de cours, les descriptions de cours et les calendriers universitaires.

Les directives et précisions pour remplir le formulaire d’une nouvelle demande d’autorisation sont identiques à celles d’une première demande. Au besoin, vous pouvez vous référer au point 2.3 ci-dessous pour obtenir les informations pertinentes. Il faut noter que vos données d’identification personnelle ont été enregistrées dans le système lors de la formulation de votre première demande. Vous n’avez donc pas à les saisir à nouveau lorsque vous formulez une nouvelle demande. Ces informations doivent néanmoins être validées et peuvent, s’il y a lieu, être modifiées.

Pour obtenir davantage de précisions sur les autres fonctions du système, nous vous invitons à consulter les points 3 (ajout de cours), 4 (retrait de candidature ou annulation de cours) et 5 (suivi du traitement) de la présente aide en ligne.

Le formulaire de demande d’autorisation comporte quatre sections : 1) données d’identification personnelle; 2) informations relatives à l’établissement d’attache; 3) informations relatives à l’établissement d’accueil; 4) soumission de la demande (signature électronique).

Pour naviguer d’une section à l’autre, vous devez cliquer sur le bouton « confirmer » qui apparaît au bas de l’écran.

À l’intérieur d’une section, vous pouvez vous déplacer d’un champ à l’autre à l’aide de la souris ou de la touche de tabulation (TAB).

Il est possible de répondre à plusieurs des questions posées en sélectionnant la réponse appropriée dans un menu déroulant.

Lorsque vous dactylographiez une information dans un champ, faites-le comme si vous dactylographiez une lettre, avec des majuscules, des minuscules et des accents aux endroits appropriés.

Le bouton « recommencer » apparaissant au bas de l’écran vous permet de rafraîchir l’ensemble des informations de l’écran.

Si la validation indique que des informations sont incomplètes ou comportent des erreurs, un message vous en préviendra. Les informations marquées d’un astérisque (*) sont obligatoires.

Il faut indiquer le statut qui est le vôtre présentement. Si vous n’avez pas le statut de citoyen canadien, vous devez indiquer votre citoyenneté.

Cette information est essentielle pour tous les étudiants qui ont suivi des cours de niveau collégial ou universitaire au Québec.

Inscrivez les nom et prénom de votre père et de votre mère conformément à leur acte de naissance. Ces renseignements sont demandés aux fins de vérification ou d’obtention de code permanent du MELS ou du MESRST.

Inscrivez les numéros de téléphone où les établissements concernés peuvent vous rejoindre.

L’établissement affiché à l’écran correspond à celui que vous avez sélectionné avant d’avoir rempli la section sur les données d’identification. Vous devez y être inscrit à titre d’étudiant régulier.

En sélectionnant le niveau d’études (1er, 2e ou 3e cycle), les menus déroulants pour identifier le code et le libellé de votre programme d’études seront rafraîchis pour restreindre l’information au choix effectué. De la même façon, si vous précisez le domaine d’études, les menus déroulants du code et du libellé de votre programme seront rafraîchis pour contenir seulement les programmes correspondants.

Indiquez soit le code ou le nom de votre programme d’études. Quel que soit le menu choisi, l’autre menu affichera l’information qui y est associée.

Le matricule ou code permanent affiché à l’écran correspond à celui que vous avez saisi avant d’avoir rempli la section sur les données d’identification. Rappelons qu’il ne faut pas confondre cette information avec le code permanent du MELS ou du MESRST.

Il faut indiquer :

- le nombre de crédits acquis à ce jour dans votre programme d’études;
- le nombre de crédits présentement suivis dans votre programme d’études;
- le nombre de crédits à suivre dans l’établissement d’attache au trimestre visé par la demande.

Ces informations sont nécessaires pour déterminer votre admissibilité générale à une demande d’autorisation d’études hors établissement. Comme précisé dans les Règlements d’établissement à titre d’université d’accueil, vous devez dans certains cas suivre ou avoir suivi des cours dans le cadre de votre programme pour être admissible à soumettre une demande.

Indiquez l’établissement dans lequel vous comptez suivre un ou plusieurs cours dans le cadre de la présente entente interuniversitaire, en vue de satisfaire une partie des exigences prévues pour l’obtention du diplôme postulé dans votre établissement d’attache.

Si vous avez déjà fréquenté l’établissement d’accueil, indiquez le matricule ou code permanent qu’on vous avait attribué.

Pour chaque cours ou stage faisant l’objet de la demande d’autorisation, plusieurs éléments sont prévus dans le formulaire :

De plus, vous avez la possibilité de préciser l’information relative à la technologie désirée, au mode d’encadrement, au support vidéo et à la documentation requise.

Pour certains établissements d’accueil, il vous est demandé d’indiquer l’adresse URL permettant d’obtenir la description du cours. Il est important que le responsable de programme de l'établissement d’attache puisse accéder à la description du cours par voie électronique pour être en mesure de rendre sa décision. Pour retrouver cette information sur les sites Web des établissements, il suffit de cliquer sur le lien prévu à cet effet, de retracer la description du cours choisi, de faire une copie de l'adresse URL de cet emplacement pour aller ensuite la coller dans l'espace prévu à cette fin dans le formulaire d'autorisation d'études.

Si la case pour inscrire l’adresse URL n’apparaît pas sur votre formulaire, c’est parce que le système se chargera lui-même d’indiquer l’information à votre responsable de programme. Ainsi, à partir de l’identification de l’établissement d’accueil que vous aurez sélectionné, l’adresse URL sera générée automatiquement sur l’écran du responsable de programme à l’attache.

Si vous êtes en mesure d'identifier quel cours de votre programme actuel serait remplacé par le cours faisant l'objet de la demande, veuillez l'indiquer et préciser s'il s'agit d'un cours obligatoire, à option ou au choix.

Si vous avez des commentaires à formuler ou des éléments à faire valoir pour le traitement de votre demande, vous pouvez les inscrire dans la case prévue à cette fin.

Si le cours faisant l’objet de votre demande ne pouvait être autorisé, vous pouvez au besoin indiquer un autre choix en cliquant sur le bouton prévu à cet effet. Il faut inscrire vos choix par ordre de préférence : le cours que vous préférez doit apparaître en premier; votre deuxième choix en second. Il est important de ne pas confondre ce cours de substitution avec les autres cours faisant l’objet d’une demande d’autorisation.

La présentation initiale de l’écran est limitée à un cours ou stage. Si vous voulez en choisir plus d'un, il faut cliquer sur le bouton « Autres cours ou stage  » pour en ajouter jusqu’à un maximum de six activités.

Le bouton « Je confirme les données relatives à la présente demande » est l’équivalent de votre signature. Avant de le cliquer, lisez attentivement le texte qui le précède.

Dès que vous confirmez les informations relatives à votre demande, un courrier électronique vous sera transmis pour vous informer que votre demande sera traitée dans les meilleurs délais par le responsable de votre programme. Après l’approbation de ce dernier, votre demande sera acheminée aux registraires à l’attache et à l’accueil ainsi qu’au responsable académique à l’accueil s’il y a lieu.

Si vous quittez le formulaire sans avoir confirmé l’ensemble des informations, votre demande sera conservée dans le système pour une période de 72 heures, après quoi les données seront détruites.

3. Formulation d’une demande d’ajout de cours à une demande initiale

Cette fonctionnalité du système vous permet d’ajouter un ou plusieurs cours à une demande qui a déjà été formulée pour un trimestre donné. Si vous avez initialement formulé une demande dans plus d’un établissement, vous devez d’abord préciser dans quel établissement vous voulez faire un ajout de cours. Si vous avez formulé une demande dans un seul établissement, le système affiche par défaut celui-ci.

L’écran affiche, à titre indicatif, les cours qui font l’objet de la demande initiale d’autorisation. L’écran présente ensuite les éléments d’information à remplir pour formuler une demande d’ajout de cours. Les éléments demandés sont identiques à ceux d’une demande initiale. Il faut donc identifier le cours comme tel (code, titre, crédits, horaire, groupe) et préciser, au besoin, s’il vise à remplacer un cours dans votre programme d’études. Selon le choix de votre établissement d’accueil, l’adresse URL pour obtenir la description du cours doit être précisée. Des commentaires peuvent également être formulés dans la case prévue à cette fin. De plus, s’il y a lieu, vous pouvez indiquer un autre choix en cliquant sur le bouton prévu à cet effet.

Dès que vous confirmez les données relatives à la demande d’ajout de cours, celle-ci est transmise à votre responsable de programme pour approbation. Un courrier électronique vous sera alors transmis pour vous informer que votre demande sera traitée dans les meilleurs délais.

Par ailleurs, comme pour une demande initiale, si vous quittez le formulaire sans avoir confirmé vos informations, votre demande d’ajout de cours sera conservée dans le système pour une période de 72 heures, après quoi les données seront détruites.

4. Retrait de candidature ou formulation d’une demande d’annulation de cours

La date limite du droit au remboursement des frais de scolarité après une annulation totale ou partielle des cours est déterminée par le calendrier universitaire de l’établissement d’accueil. La gestion des demandes d’annulation de cours est par conséquent une responsabilité qui relève du Bureau du registraire de l’établissement l’accueil. Par ailleurs, si l’autorisation d’inscription n’a pas encore été donnée par le registraire à l’accueil, votre demande sera considérée comme un retrait de candidature et non comme une annulation de cours. Pour déterminer si l’inscription a été autorisée ou non, vous pouvez consulter le suivi du traitement de votre demande. Le point 5 ci-dessous présente la fonctionnalité qui est prévue à cet effet dans le système.

Il est important de noter que, dans le cadre du présent système, une demande d'annulation de cours, formulée avant la date limite prévue au calendrier universitaire, est autorisée par le registraire de l'établissement d'accueil lorsque l'annulation ne donne plus lieu à une facturation (abandon avec remboursement) ou lorsque l'annulation engendre une mention d'abandon sans mention d'échec à votre dossier. Dans ce cas, le registraire de l'établissement d'accueil doit vous indiquer s'il s'agit d'un abandon avec remboursement ou d'un abandon sans mention d'échec. Cette distinction relève de la gestion interne de chaque établissement d’accueil. Pour connaître les dates limites d’annulation de cours des établissements, vous pouvez consulter le Tableau de bord sur les calendriers universitaires.

Si vous avez initialement formulé une demande dans plus d’un établissement pour un trimestre donné, vous devez d’abord préciser dans quel établissement vous voulez retirer votre candidature ou annuler un cours. Si vous avez formulé une demande dans un seul établissement pour un trimestre donné, le système affichera par défaut celui-ci.

Pour retirer votre candidature ou formuler une demande d’annulation de cours, vous devez cocher le ou les cours visés et, ensuite, confirmer l’information en cliquant sur le bouton apparaissant au bas de l’écran. Dès que vous confirmez l’information, s’il s’agit d’un retrait de candidature, un courriel sera transmis au registraire à l’attache pour qu’il puisse prendre note de l’information. Dans le cas d’une demande d’annulation de cours, le registraire à l’accueil doit donner son approbation et, le cas échéant, en informer le registraire à l’attache.

5. Suivi du traitement des demandes

Le système vous offre la possibilité de suivre sur le Web le traitement de votre demande. Pour chacun des cours, le suivi indique la date de la formulation de votre demande ainsi que la décision de chacune des autorités impliquées dans le traitement de la demande : responsable de programme à l'attache, registraire à l'attache, registraire à l'accueil et, s'il y a lieu, responsable académique à l’accueil.

Pour chacune des décisions, on retrouve la date à laquelle elle a été prise ainsi que le courrier électronique de l'autorité concernée qui l’a rendue. Si vous voulez transmettre un courrier électronique à l’une des autorités concernées, vous n’avez qu’à cliquer sur l’adresse correspondante.

Tous les commentaires formulés par chacune des autorités apparaissent dans la case prévue à cette fin. La date inscrite à côté de chacune des autorités précise à quel moment le commentaire a été formulé.

Si vous avez formulé des demandes dans plus d'un établissement d'accueil et/ou pour plus d'un trimestre, il faut sélectionner l'établissement, le trimestre et l'année dans le menu déroulant apparaissant dans la partie supérieure de l'écran. Par défaut, le système affiche l'information pour le trimestre en cours ou le plus récent.

(1) Le masculin est employé sans aucune discrimination et uniquement pour alléger le texte. (Retour au texte)